SIDIS KaKa (Sistem Informasi Distrik Kuala Kencana)

Tujuan

• TUJUAN INOVASI 

  Mewujudkan pelayanan administrasi distrik yang cepat, mudah, transparan, akuntabel, dan terintegrasi melalui pemanfaatan teknologi informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat.

Manfaat

• MANFAAT INOVASI 

  Bagi Masyarakat

  - Mempermudah akses pelayanan administrasi.

  - Mengurangi waktu dan biaya pengurusan dokumen.

  - Memberikan kepastian proses pelayanan melalui fitur pelacakan status.

  Bagi Pemerintah Distrik

  - Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan.

  - Mengurangi kesalahan pencatatan administrasi.

  - Mempermudah pengelolaan data dan arsip pelayanan.

  - Mendukung transparansi dan akuntabilitas pelayanan publik.

Hasil yang dicapai

• HASIL INOVASI 

  - Terwujudnya layanan administrasi berbasis digital di tingkat distrik.

  - Meningkatnya kecepatan dan kemudahan pelayanan kepada masyarakat.

  - Tersedianya layanan mandiri yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.

  - Terciptanya pengelolaan data dan arsip pelayanan yang tertib, aman, dan terpusat.

  - Meningkatnya transparansi, akuntabilitas, dan kualitas pelayanan publik.

  - Meningkatnya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan administrasi distrik.

Rancang bangun

A. RANCANG BANGUN 

•  DASAR HUKUM 

  1. UNDANG-UNDANG NOMOR 23 TAHUN 2014 TENTANG PEMERINTAHAN DAERAH 

    Dalam rangka peningkatan kinerja penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, Pemerintah Daerah dapat melakukan inovasi (Pasal 386).

    Kepala daerah melaporkan inovasi daerah yang akan dilaksanakan kepada Menteri (Pasal 388 ayat (7)).

    Pemerintah Pusat melakukan penilaian terhadap inovasi yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah (Pasal 388 ayat (9)). 

    Dalam hal pelaksanaan inovasi yang telah menjadi kebijakan Pemerintah Daerah tidak mencapai sasaran yang telah ditetapkan, aparatur sipil negara tidak     dapat dipidana (Pasal 389). 

           2. PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 38 TAHUN 2017 TENTANG INOVASI DAERAH 

              Inovasi Daerah adalah semua bentuk pembaruan dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Pasal 1). 

              Menteri melakukan penilaian terhadap daerah yang melaksanakan inovasi daerah berdasarkan laporan dari kepala daerah (Pasal 22). 

              Penilaian terhadap penerapan hasil inovasi daerah dilakukan untuk memberikan penghargaan dan/atau insentif kepada Pemerintah Daerah (Pasal 23). 

           3. PERMENDAGRI NOMOR 104 TAHUN 2018 TENTANG PENILAIAN DAN PEMBERIAN PENGHARGAAN DAN/ATAU INSENTIF INOVASI DAERAH 

               Penilaian inovasi daerah adalah proses penilaian terhadap semua bentuk inovasi daerah menggunakan indikator indeks inovasi daerah (Pasal 1). 

               Indeks inovasi daerah adalah seperangkat variabel dan indikator yang digunakan untuk mengukur tingkat inovasi daerah berdasarkan periode tertentu                        (Pasal 1). 

           4. PERPRES NOMOR 82 TAHUN 2023 TENTANG PERCEPATAN TRANSFORMASI DIGITAL DAN KETERPADUAN LAYANAN DIGITAL NASIONAL

               Transformasi digital adalah upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kualitas layanan melalui pemanfaatan teknologi digital dalam berbagai                      sektor pembangunan (Pasal 1). 

               Keterpaduan layanan digital nasional adalah integrasi layanan digital pemerintah yang saling terhubung dan terkoordinasi untuk memberikan layanan                        yang mudah diakses, terpadu, dan berkelanjutan kepada masyarakat (Pasal 1). 

• PERMASALAHAN

  a. Makro: 

      Belum optimalnya penerapan digitalisasi pelayanan publik yang terintegrasi, sehingga pelayanan belum efisien dan transparan. 

  b. Mikro: 

      Pelayanan masih manual, pencatatan menggunakan buku besar, proses lama, dan belum ada layanan mandiri serta sistem data terpusat. 

• ISU STRATEGIS 

  a. Global: 

  Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi mendorong transformasi digital dalam penyelenggaraan pelayanan publik guna meningkatkan efisiensi, transparansi, dan aksesibilitas layanan kepada masyarakat.

  b. Nasional: 

  Kebijakan pemerintah dalam penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) menuntut setiap instansi pemerintah untuk mengembangkan pelayanan publik yang cepat, mudah, transparan, dan terintegrasi.

  c. Lokal: 

  Meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan administrasi yang cepat dan mudah menuntut Distrik untuk melakukan transformasi pelayanan melalui pemanfaatan teknologi informasi.

• METODE PEMBAHARUAN 

  a. Sebelum: 

  - Pelayanan manual, masyarakat datang langsung, pencatatan buku besar, arsip fisik. 

  - Masyarakat harus datang langsung ke kantor distrik.

  - Pencatatan menggunakan buku register/manual.

  - Pengarsipan dokumen masih berbentuk fisik.

  - Tidak tersedia layanan pelacakan status permohonan.

  - Penerbitan nomor surat dilakukan secara manual.

  b. Sesudah: 

  - Masyarakat dapat mengajukan permohonan secara online melalui layanan mandiri.

  - Pencatatan dan pengelolaan data dilakukan secara digital.

  - Arsip dokumen tersimpan secara elektronik dan terpusat.

  - Tersedia fitur pelacakan status layanan secara real time.

  - Nomor surat diterbitkan secara otomatis oleh sistem.

• KEUNGGULAN/KEBAHARUAN 

  - Integrasi layanan mandiri masyarakat dan layanan operator dalam satu platform.

  - Penerbitan nomor surat secara otomatis sehingga meminimalkan kesalahan administrasi.

  - Fitur pelacakan status permohonan secara real time oleh masyarakat.

  - Pengelolaan arsip digital yang terpusat dan mudah ditelusuri kembali.

  - Sistem notifikasi untuk setiap tahapan proses pelayanan.

  - Fitur komunikasi dua arah melalui kolom komentar antara pemohon dan operator.

  - Mendukung pelayanan administrasi baik secara online maupun tatap muka dalam satu sistem.

• CARA KERJA INOVASI 

  Sistem bekerja melalui dua mekanisme, yaitu layanan mandiri dan layanan operator. 

  1.  Layanan Mandiri

  - Masyarakat melakukan registrasi dan login ke Layanan mandiri (Website) dapat memilih model surat serta dapat mengajukan permohonan secara online melalui layanan mandiri. 

  - Operator menerima Notifikasi jika ada Pengguna baru atau permohonan surat baru di SIDIS Operator (aplikasi desktop).

  - Operator melakukan verifikasi melalui sistem, Operator dapat melalukan reject/menolak permohonan surat jika data tidak sesuai dengan ketentuan model surat yang berlaku. Jika lulus verifikasi maka Operator dapat melakukan approved/setujui permohonan surat sehingga sistem secara otomatis akan menghasilkan nomor surat.

  - Operator mencetak surat & mengupload surat yang sudah ditanda tangani pejabat (arsip digital).

  - Dalam proses dari pembuatan surat sampai selesai, masyarakat dapat memantau status permohonan hingga selesai, jika sudah selesai masyarakat akan mendapatkan notifikasi di sistem layanan mandiri (website) dan dapat mengunduh surat,

  - Tersedia fitur komentar pada surat yang diajukan bagi masyarakat (website) dan operator (aplikasi desktop). 

  2. Layanan Langsung 

  - Masyarakat datang langsung ke kantor distrik. 

  - Operator melakukan pengecekan berkas fisik, registrasi, serta scan berkas ke dalam sistem SIDIS Operator (aplikasi desktop).

  - Nomor surat diterbitkan otomatis oleh sistem setelah di approved/disetujui.

  - Operator melakukan upload surat yang sudah di tandatangani oleh Pejabat (arsip digital).

  - Surat diberikan kepada pemohon.